Ken je al die losse blaadjes, notitieboekjes en documenten op je laptop met allerlei ideeën en to-do-lijstjes? Juist ja, gek word je ervan! Het is veel makkelijker om alles wat je in je hoofd hebt bewegen in een digitale tool te bouwen – zodat jij vanuit rust en overzicht kan ondernemen en leven. Met één klik op de knop heb je direct toegang tot jouw borden van die tool, waardoor je duidelijk inzichtelijk hebt wat er moet gebeuren voor je bedrijf. In dit artikel licht ik twee van die digitale tools uit die jou helpen om een extern brein te bouwen.
De mensen die mij wat beter kennen weten dat ik groot fan ben van Trello. Het kan dus zijn dat ik een beetje bevooroordeeld ben. 😉 Mijn liefde voor Trello is inmiddels zo groot geworden dat ik er een online programma voor heb gelanceerd. Met dit programma krijg je meer overzicht in je business, door slim te structureren in het programma zelf.
Kanban & scrummen
De gratis projectmanagement tool werd ontwikkeld op basis van het productiviteitssysteem Kanban. Kanban is ooit bedacht door de industrieel ingenieur Taiichi Ohno, om het productieproces van Toyota te verbeteren. Wellicht klinken Kanban en Ohno je niet bekend in de oren – maar waarschijnlijk ken je het principe scrummen wel. Met scummen werk je een project uit door taken te verdelen in drie verschillende fases: to do, doing en done.
Die manier van werken geeft direct inzicht in wat er nog gedaan moet worden, waar je mee bezig bent en wat al afgerond is aan een project. Omdat het systeem zo’n succes was breidde het zich al gauw uit naar andere branches dan de auto-industrie. Om de tool nog toegankelijker te maken voor bedrijven, creëerde het bedrijf Fog Creek Software een digitale vorm om de Kanban-werkwijze ook online te gebruiken. Trello sloeg aan en wordt inmiddels wereldwijd gebruikt.
Kwaliteiten Trello
+ Er is een gratis versie beschikbaar met onbeperkte borden, lijsten en kaarten.
+ De overige abonnementen variëren tussen de $9,99 – $20,99. Met de betaalde abonnementen heb je meer functies zoals bijvoorbeeld: extra beveiliging, automatisering, power-ups en kun je extra integraties (+100) verwachten die je team productiever maken.
+ Trello werkt behoorlijk intuïtief waardoor je het snel snapt.
+ Het is gemakkelijk aan teamleden uit te leggen vanwege de eenvoud van het programma.
+ Met kleurtjes en foto’s is Trello niet alleen een projectmanagement tool, maar ook een soort vision board dat je/jullie helpt om dromen, doelen en projecten tot voltooiing te brengen.
Er is nog een tool: Asana
Echter is er nog een populaire tool die regelmatig gebruikt wordt, en daar vertel ik je graag meer over. Dit programma is qua idee een paar jaar ouder dan het geliefde Trello – want in 2008 werd Asana geboren bij Justin Rosenstein en mede-oprichter van Facebook Dustin Moskovitz. Ook Rosenstein werkte als ingenieur voor Facebook en Google.
De twee kwamen tot de conclusie dat werknemers bij Facebook vooral bezig waren met het werk rondom hun werk: e-mailen, neuzen dezelfde kant op krijgen en informatie voor projecten verzamelen. Vervolgens begonnen ze samen aan een project binnen Facebook om dit probleem op te lossen: Tasks. Tasks was een projectmanagement tool en de reacties waren binnen het team van Facebook behoorlijk positief, waardoor de mannen besloten Facebook te verlaten om dit idee verder uit te werken.
In 2011 lanceerde ze de bètaversie van Asana gratis, al volgde de commerciële versie al snel in 2012. Ze kregen nog voordat ze gepresenteerd waren aan de wereld aandacht van investeerders, maar dat had vooral te maken met de connecties van de oprichters uit de tech-industrie. Uiteindelijk bouwde het bedrijf een flink kapitaal op en is Asana ook vandaag de dag een veelgebruikte tool voor projectmanagement.
Wanneer je met Asana werkt zul je ontdekken dat hun boards-functie gebaseerd is op het Kanban-systeem. Met de borden van Asana is het ook mogelijk om je projecten op een visuele manier in kaart te brengen. Het voornaamste verschil tussen Trello en Asana is dat waar de bordenfunctie voor Trello hét product is, introduceerde Asana die mogelijkheid tot borden pas veel later.
Een groot voordeel van Asana ten opzichte van Trello is dat je door middel van taakafhankelijkheidsbeheer functies hebt die Trello niet heeft. Zo kun je met Asana bijvoorbeeld teamleden die meewerken aan een project een melding laten ontvangen op het moment dat je een taak af hebt – zodat zij met die van hen verder kunnen. Je kunt in de taken aangeven dat je op een andere taak wacht, waardoor iedereen die heeft gewacht een melding krijgt zodra deze taak klaar is.
Naast de taakafhankelijkheidsbeheer heb je nog iets heel positiefs met Asana: een tijdlijn. Door de tijdlijnoptie kun je in Asana het project volledig visualiseren in overeenstemming met je planning. Hierdoor maak je inzichtelijk wat er wanneer gedaan moet worden, al gedaan is, of bezig is op het moment.
Loop je uit op de planning? Door te schuiven met taken kun je gemakkelijk weer back on track komen.
Kwaliteiten van Asana
+ Ook voor Asana is er een gratis versie beschikbaar met de basic opties zoals taken, lijsten, borden en een kalender.
+ De betaalde varianten kennen drie verschillende opties: premium, business en enterprise. De tarieven voor een maandelijks abonnement variëren tussen de $9,99 – $22,99. Al betaal je voor het meest uitgebreide pakket enterprise meer dan dat, alleen door Asana te contacten kun je ontdekken wat je als team zou betalen voor dit abonnement.
+ Met de gratis versie van Asana kun je tot en met vijftien mensen aan een project werken. De betaalde versies vullen allen aan tot aan verschillende organisatiegroottes.
+ Asana heeft functies zoals een kalender en biedt de mogelijkheid tot taakafhankelijkheidsbeheer.
+ Asana is vooral geschikt voor complexere, meer gedetailleerde projecten.
+ Dankzij Asana is het makkelijk om verbanden te zien tussen verschillende taken die nog uitgevoerd moeten worden, omdat je een hele duidelijke overview van elk project hebt in combinatie met de tijdlijn.
+ Aan te raden voor managers die met grote teams aan projecten werken waar veel geschoven wordt tussendoor.
Jouw ideale tool kiezen
Het kan dus een uitdaging zijn om de juiste tool voor jouw projecten te kiezen. Het voordeel van Trello is dat het ook buiten projecten om handig is, voor bijvoorbeeld vakanties, persoonlijke ideeën en brainstorms. Het programma werkt intuïtief en helder, waardoor je gemakkelijk overzicht hebt in wat er moet gebeuren.
Het voordeel van Asana is dat het voor ingewikkeldere projecten meer overzicht en functies biedt. Dat doen ze bijvoorbeeld door middel van het taakafhankelijkheid systeem en de kalender. Het komt volgens de kenners dus eigenlijk neer op een keuze met als uitgangspunten eenvoud en complexiteit.
van je persoonlijke (of zakelijke, in principe) situatie waar jij op dit moment behoefte aan hebt. Je kan ook beide programma’s testen en vanuit daar je keuze maken.
Met welke tool werk jij, Trello, Asana of een ander systeem?
Systemize your business with Trello
Ik ben zelf dus groot fan van Trello en werk er al jaren mee. Dankzij Trello was ik in staat om een extern brein te bouwen waardoor al mijn ideeën en losse eindjes in Trello kwamen te staan. Dat bood een schat aan overzicht en de mogelijkheid om vanuit flow te ondernemen en leven.
Mocht je na het lezen van dit artikel de keuze hebben gemaakt om met Trello voortaan je projecten uit te voeren – dan heb ik leuk nieuws voor je! Binnenkort lanceer ik mijn online programma waarbij je focus, structuur en overzicht creëert in je business dankzij Trello.